Informacja 

firmy TWJ Sp. z o.o. z siedzibą w Żorach  dla podmiotów współpracujących oraz kierujących do firmy korespondencję

(Klauzula informacyjna RODO) 

Szanowni Państwo,  

firma TWJ Sp. z o.o. z siedzibą w Żorach, zarządzająca AdriatiCoast Holiday Apartments, przedstawia poniżej informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych podmiotów współpracujących z TWJ Sp. z o.o., w szczególności osób zawierających z TWJ Sp. z o.o. umowy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, osób działających w imieniu podmiotów gospodarczych niebędących osobami fizycznymi, które zawierają umowy z TWJ Sp. z o.o., osób kontaktujących się z TWJ Sp. z o.o. w związku z zamiarem nawiązania współpracy lub wyznaczonych do kontaktu w związku z wykonaniem w/wym. umów, jak również osób kierujących do TWJ Sp. z o.o. korespondencję. 

Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – dalej: „RODO” − informujemy, że: 

I. Administrator danych osobowych 

Administratorem danych osobowych jest TWJ Sp. z o.o. z siedzibą w Żorach, NIP: 646 265 11 43 (dalej także jako: „Administrator”). 

Dane kontaktowe Administratora:  TWJ Sp. z o.o. ul. Sąsiedzka 10 44-240 Żory Tel.: +48 513 104 056

E-mail: office@adriaticoast.com     

W sprawach dot. danych osobowych prosimy o kontakt na wskazany wyżej adres poczty elektronicznej.

II. Cele i podstawy przetwarzania

Przetwarzając dane osobowe, Administrator może powołać się na jedną lub więcej spośród niżej wymienionych podstaw prawnych, zależnie od okoliczności: 

1. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie danych dla celów zawarcia i wykonania umowy bądź dla podjęcia przed zawarciem umowy odpowiednich działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, 
2. art. 6 ust 1 lit. f) RODO – przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do współpracy lub wykonania zawartej umowy, celem realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora dotyczącego ułatwienia współpracy bądź realizacji umowy, jak również w zakresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi w szczególności z zawartą umową, 
3. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do wypełnienia przez Administratora obowiązku przechowywania dokumentacji dot. zawartych umów, celem realizacji ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego wynikającego z odpowiednich przepisów, 
4. art. 6 ust. 1 lit. b) lub lit. c) RODO – przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi na skierowane do Administratora zapytania, żądanie i wnioski związane z prowadzoną przez Administratora działalnością oraz prowadzenia dalszej korespondencji w tym zakresie, 
5. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przetwarzanie danych obejmujących wizerunek w ramach monitoringu w strefach publicznych siedziby Administratora na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, 
6. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – przetwarzanie danych może następować również w oparciu o zgodę udzieloną przez osobę, której dane dotyczą, we wszystkich tych przypadkach, gdzie dla przetwarzania danych osobowych wymagana jest tego rodzaju zgoda.

III. Okres przechowywania danych 

1. W przypadku danych osobowych przetwarzanych w związku z zawarciem i wykonaniem umowy Administrator będzie przetwarzać dane osobowe w czasie niezbędnym do wykonania tej umowy oraz będzie przechowywać dane osobowe przez okres wymagany przepisami prawa dotyczącymi obowiązkowej archiwizacji oraz czas niezbędny dla rozstrzygnięcia ewentualnych, wzajemnych roszczeń (do czasu przedawnienia roszczenia lub zakończenia sporu). 
2. Jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy w ciągu okresu, na jaki została złożona oferta lub w trybie negocjacji, rokowań itp., dane osobowe pozyskane w ramach rokowań, negocjacji, rozmów poprzedzających zawarcie umowy, będą przetwarzane do czasu przydatności dla wzajemnych kontaktów. 
3. Dane przetwarzane w związku z prowadzoną korespondencją będą przetwarzane przez okres przydatności dla wzajemnych kontaktów bądź przez czas niezbędny do obrony przed roszczeniami, jeśli korespondencja dotyczy roszczeń zgłoszonych wobec Administratora.
4. Dane obejmujące wizerunek utrwalony w ramach monitoringu są automatycznie nadpisywane i przechowywane w okresie do 3 miesięcy, po czym następuje ich usunięcie, z zastrzeżeniem sytuacji wymagających postępowań wyjaśniających, z uwagi na zdarzenia naruszenia bezpieczeństwa osób i mienia. Dla tego rodzaju wyjątkowych sytuacji przetwarzanie danych z monitoringu odbywać się będzie adekwatnie do zaistniałych okoliczności i wymogów prawa. 
5. W przypadku, gdy przetwarzanie danych następuje na podstawie udzielonej zgody, dane będą przechowywane do czasu cofnięcia zgody na przetwarzanie, chyba że wcześniej staną się zbędne dla celu, w jakim były przetwarzane.

IV. Odbiorcy danych 

Przewidywanymi odbiorcami danych osobowych są: 

1. pracownicy i współpracownicy Administratora posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, 
2. usługodawcy zewnętrzni Administratora w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w pkt II., tj. w szczególności podmioty świadczące obsługę prawną, obsługę księgową, usługi doradcze, firmy pocztowe i kurierskie (w związku z obsługą korespondencji), dostawcy usług technicznych i organizacyjnych (w szczególności dostawcy i podmioty wyspecjalizowane w zapewnianiu obsługi technicznej systemów teleinformatycznych),
3. podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

V. Prawa osób, których dane dotyczą 

Osobom, których dane są przetwarzane przez Administratora przysługują następujące prawa: 

1. prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo sprostowania danych nieprawidłowych,
2. prawo uzupełniania danych niekompletnych, 
3. prawo usunięcia danych – po upływie wymaganego przepisami prawa okresu przechowywania, 
4. prawo ograniczenia przetwarzania i prawdo przenoszenia danych – w uzasadnionych przypadkach, 
5. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeśli podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust 1 lit. f) RODO), 
6. prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania do czasu cofnięcia zgody, 
7. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

VI. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych 

Podanie danych osobowych w związku z zawieraną umową ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do zawarcia i realizacji umowy z Administratorem. 

Podanie danych osobowych w związku z prowadzoną korespondencją jest dobrowolne, jednak brak podania danych koniecznych do udzielenia odpowiedzi, wykluczy możliwość jej udzielenia. 

VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji 

Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany (bez udziału człowieka). Dane osobowe nie będą również wykorzystywane do profilowania bez wcześniej wyrażonej na to zgody. 

VIII. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej 

Administrator nie przekazuje danych osobowych do odbiorców zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Liechtenstein).

IX. Minimalizacja zakresu danych osobowych 

Administrator podejmuje adekwatne środki, celem ograniczenia zakresu danych osobowych, które przetwarza, jedynie do danych osobowych niezbędnych dla realizacji celów wskazanych w niniejszej informacji. Administrator przetwarza w szczególności następujące dane: 

-w przypadku osób fizycznych zawierających umowy z Administratorem w ramach

działalności gospodarczej – imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP, nr rachunku bankowego, 

-w przypadku osób fizycznych będących przedstawicielami, reprezentantami lub osobami wyznaczonymi do kontaktów w ramach realizacji umowy zawartej z Administratorem- imię i nazwisko, ewentualnie zajmowane stanowisko oraz dane kontaktowe: adres poczty elektronicznej, nr telefonu,

-w przypadku osób fizycznych korespondujących / kontaktujących się z Administratorem- imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres lub adres e-mail), numer dowodu osobistego lub paszportu, ewentualnie nr telefonu.

X. Uwagi

W przypadku wystąpienia trudności interpretacyjnych, tekst polski niniejszego trójjęzycznego dokumentu jest wiążący.